¿Cuánto se está adoptando realmente la automatización del flujo de trabajo?

En un reciente estudio de infotrends, se pidió a 130 empresas de impresión que hablaran sobre la automatización de su flujo de trabajo. Estas son las conclusiones:

¿Por qué la adopción de la automatización del flujo de trabajo va al ritmo que va? Vamos a ver los desafíos clave para adoptar la automatización del flujo de trabajo y qué se debe hacer para promover  y conseguir este flujo de trabajo, ya que la automatización funciona sin problemas.

¿Quién automatiza?

Sorprendentemente, el 88% dice que todavía tienen procesos manuales en una proporción significativa de departamentos.

Los impresores europeos saben que deben automatizar sus operaciones de impresión. De hecho, el 68% de los encuestados quiere reducir los costes de producción y mejorar la eficiencia como una iniciativa estratégica. Sin embargo, solo el 12% ha introducido ampliamente la automatización en la mayoría de los departamentos.

Parece existir un sesgo entre los beneficios potenciales de invertir en equipo versus software; muchos (un 44%) mencionan el crecimiento debido a la adición de equipos más rápidos y eficientes, solo el 29% piensa que el crecimiento se debe a la inversión en software que aumentó la automatización. Esto también se refleja con lo que se ve en showrooms. Muchos asisten a demostraciones que piden una prensa más rápida o una guillotina más rápida que las alternativas.

‘La realidad es que el flujo de trabajo exige un esfuerzo coordinado entre procesos, personas y tecnología para desbloquear ineficiencias. La mayoría de los flujos de trabajo crecen orgánicamente con el tiempo, lo que introduce ineficiencias y cuellos de botella ».

El flujo de trabajo exige que las organizaciones revisen la imagen completa, requiere un reinicio del pensamiento, ¿cómo lo harían las compañías si tuvieran que comenzar otra vez de nuevo?

5 desafíos del flujo de trabajo

1. La incorporación de trabajos es un desastre ya que hay muchas rutas para aceptar solicitudes y archivos de clientes.
2. La incorporación de trabajos necesita estandarización, puede ser difícil obtener la información idéntica necesaria para toda la incorporación de trabajos.
3. La trampa de ventas y servicio al cliente. Varios representantes de ventas indicaron que había un SOP (procedimiento operativo de ventas) para capturar la solicitud del cliente. Lo que significaba que cuando los elementos requerían una comunicación adicional, hay un proceso lento y un mayor potencial de error.
4. El liderazgo no logra instalar un cambio en la actitud de gestión. Siempre se ha hecho de esta manera, entonces, ¿por qué deberíamos cambiar?
5. Los encargados de tomar decisiones financieras desconocen la necesidad de automatización o, más comúnmente, carecen de la información para realizar una justificación de costos convincente. Los tomadores de decisiones deben buscar datos de análisis de costos de fuentes de la industria y sus proveedores para construir un modelo financiero basado en sus operaciones.

Análisis de costes: los beneficios financieros

Muchas empresas que trabajan en las artes gráficas perciben las tareas de flujo de trabajo como un centro de costos, en lugar de un centro de ganancias para administrar de manera proactiva. A diferencia de los costos asociados con el equipo y las tareas relacionadas con la impresión, la mayoría de las impresoras no comprenden los costos reales de recibir y preparar los archivos de los clientes para poder imprimirlos. ¡El coste del flujo de trabajo es una oportunidad de € 1.4 millones que los impresores ya no pueden ignorar!

En cuanto al ahorro de costes al optimizar el uso del sustrato a través de agrupar múltiples trabajos juntos es de más de 8.000€.

El ahorro de costos como resultado de reducir el número de errores. La investigación muestra que el desperdicio tiene un impacto significativo en el transcurso de un año de producción de impresión, con archivos de clientes defectuosos que impactan en 1,173 trabajos (de promedio) y errores de acabado observados en 988 trabajos.

¿Cómo comenzar a adoptar con éxito la automatización del flujo de trabajo?

Mapeo de viaje de flujo de trabajo. Los documentos de mapeo que las personas y la tecnología toman durante cada proceso, desde la incorporación del trabajo hasta su finalización y entrega.

Optimización del personal. Adecuación de roles y niveles de personal para cumplir con los objetivos de la organización.

Infraestructura IT. Robustez general de los componentes físicos, es decir, computadoras y redes.

Plan de conmutación por error y desbordamiento. Políticas, herramientas y procedimientos para mover la producción sin problemas en toda la organización durante las demandas máximas o los apagones de recursos.

Recuperación de desastres. Políticas, herramientas y procedimientos para recuperarse de un desastre natural o humano.

Utilización de software. Implementación completa del software para maximizar el beneficio potencial de la operación.

Vista de operaciones. Paneles de producción o informes accesibles para cualquier empleado relacionado con la producción para ver la ubicación y el estado de un trabajo.

Sistema único de registro. El único depósito de precisión y verdad para los registros de clientes y negocios.

Empoderamiento del cliente. Capacidad para los clientes de autoservicio y gestión de contenido, pedidos y estado.

Flujos de trabajo. Procesos y automatización optimizados siguiendo las mejores prácticas para incorporar, procesar y generar archivos de clientes.

Estándar de Procedimientos Operativos. Definido, documentado, seguido y traducido en entrenamiento de inicio rápido.

Principales conclusiones del estudio

Las tareas de flujo de trabajo tomaron tan solo 4 minutos para escanear y hasta 72 minutos, en promedio, para las artes (ilustraciones, fotos y otro material) y el  diseño.

El desperdicio tiene un impacto significativo en el transcurso de un año de producción de impresión, con archivos de clientes defectuosos que impactan en  1.173 trabajos (en promedio) y por los errores de acabado se pierden 988 trabajos.

Solo el 12% de los impresores informaron de la automatización en más de un departamento, mientras que el 41% todavía indicó procesos principalmente manuales.

Los costos de mano de obra del flujo de trabajo pueden sumar un total de € 1.4M, mientras que el desperdicio debido a errores de archivo puede equivaler a más de € 4M en pérdida de ingresos.

El gasto anual promedio en software para el año fue de 26.000€, pero el 40% de los encuestados gasta menos de 10.000€.

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Fuente

InfoTrends: investigación primaria de Duplo; Perspectiva de inversión en software europeo; una evaluación de los costos y ahorros del flujo de trabajo – enero de 2019